bootstrap template

إدارة الوقت - إدارة الأولويات

" أنت الوحيد الذي يحدد الأمور التي تهدر وقتك، وأنت من تختار كيف تقضي وقتك."

 مقال من مقالات الدكتورعلي القاسم عن إدارة الوقت - إدارة الأولويات والذي نشر في العديد من الصحف في عدد من البلدان في جنوب شرق اسيا

على أن تذكرالمصدر PDF هذا المقال مجاني ويمكنك استخدامه في موقعك أومدونتك أو في صفحاتك على وسائل التواصل الاجتماعي بصيغة        
www.draliqassem.com وتضع رابط في موقعك أومدونتك أو في صفحتك إلى هذا الموقع 

أتمنى لكم التوفيق والنجاح

 إدارة الوقت - إدارة الأولويات - الجزء الثاني

ترجمه الى العربية محمد أحمد البستاني - المغرب

إن الوقت هو أثمن شيء يملكه أي شخص. وأفضل تعبير عن ذلك ما قاله الكاتب الأمريكي كارل ساندبيرغ ذات مرة: "الوقت هو عملة حياتك، وهي العملة الوحيدة التي لديك، ولا يمكنك سوى تحديد كيفية إنفاقها، واحرص على عدم السماح للآخرين بإنفاقها بدلا منك ".

إن التعلم واتقان كيفية إدارة الوقت هو رحلة تبدأ بتغيير العادات الحالية وإرساء عادات جديدة تمامًا، بما في ذلك التخلص من الأمور التي تهدر وقتك. فكلما زاد الوقت الذي تستهلكه، كلما قل وقت العمل والأنشطة الشخصية والإنجازات وتراجعت النتائج.

وعليك أنت وحدك أن تقرر ما هي الأمور التي تهدر وقتك، وأنت من تختار كيف ستقضيه. مع العلم أنه ليس بإمكان المرء أن يتخلص من الأمور التي تهدر وقته. فهناك وقت يهدر خارج نطاق سيطرة الشخص، ولا يستطيع أن يفعل شيئًا إذا تعرض في الطريق لاختناق مروري لا يمكن التنبؤ به، أو انتظر وصول المصعد طويلا.

إضافة إلى ذلك، لا يستطيع المرء التنبؤ بالمدة اللازمة للبحث عن مكان لركن سيارته. والأسوأ من ذلك كله، كم من الوقت يتعين عليك الانتظار في أحد البنوك أو في مكتب ما أو انتظار قيام شخص ببعض المعاملات أو تسويته لأمر معين.

وبالرغم من ذلك، فإن العديد من الأمور التي تهدر الوقت تخضع لسيطرة الشخص، ويمكنه التخلص منها عن طريق تطبيق بعض الممارسات. ومن ضمن الأمور التي تهدر الوقت: عدم التنظيم، محاولة إنجاز أمور كثير في وقت واحد، قراءة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، والهوس بوسائل التواصل.

فعدم تنظيم العمل يساهم إلى حد كبير في إضاعة الوقت. فمثلا هل خططت ودونت الأشياء التي يجب عليك القيام بها اليوم؟ هل قضيت بعض الوقت في البحث عن شيء نسيت أين وضعته؟ هل سطح المكتب الخاص بك في المنزل أو في العمل أنيق، ومرتب جيدا ومنسق، أم أن كل شيء موضوع عليه بشكل عشوائي.

إننا نحن البشر، آلات متعددة الأغراض. فنحن قادرون على القيام بأكثر من شيء في وقت واحد. ومع ذلك، فإن محاولة القيام بأشياء كثيرة في نفس الوقت تؤدي إلى فشل أو تقليل جودة الإنتاج. زد على ذلك، أنه سيؤدي إلى مستوى عالٍ من الإجهاد والتوتر والتعب.

لذا، فإنه من الصعب إنجاز كل ما تريد في وقت واحد مع تحقيق نتائج مرضية، ولكن يمكنك توفير الوقت والجهد من خلال القيام بالشيء الأكثر أهمية أولاً.

ثم إن قراءة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية هو أمر آخر يهدر الوقت. فكم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها في البريد الوارد الخاص بك والتي ليس لها علاقة بأي شيء تحتاجه أو تريده، ولكنك ما زلت تقرأه؟ هل لديك صديق أو صديقة يصبحك كل يوم بعباراته: (صباح الخير، إنه يوم مشمس رائع) برسائل البريد الإلكتروني؟

كن صادقاً! كم عدد المرات التي تستخدم فيها خدمة الرسائل القصيرة – اس إم اس- يومياً لإرسال رسائل غير ضرورية أو الرد عليها مثل (مرحبا، أنا آكل ك اف سي؟) هل ذكرت الفيس بوك وغيره؟ فكونك مهووسًا بوسائل التواصل هو أمر آخر من مبذرات الوقت..

أما بخصوص مكان العمل، فيمكن أن يؤدي إضاعة الوقت فيه إلى فقدان المنظمة الكثير من الجهد والكثير من المال. وأحد الأسباب الرئيسية لإضاعة الوقت فيه، عدم وجود أهداف وأولويات ومواعيد محددة. إذ لا يمكن لأحد أن يصل إلى هدف لا يستطيع رؤيته.

ولهذا يجب على الموظفين جميعهم، أن يكونوا على معرفة بالرؤية والمهمة والأهداف الرئيسية للمؤسسة، ويعرفوا هدف وأهمية وآجال محددة لكل مهمة يقومون بها. هل سبق وتلقيت تعليمات لإنجاز بعض المهام، وعندما سألت مديرك عن المهمة الأهم، أجابك بسرعة "الكل"؟

كذلك، فإن اجتماعا غير فعال هو مبذر آخر للوقت. فكم من اجتماع حضرته لمناقشة مسألة معينة أو لحل مشكلة ما، وانتهى دون مناقشة لهذه المسألة أو حل للمشكلة بل أحيانا تتفاقم الأمور وتزداد سوءا.

إن الزائرون الذين لم ترتبط معهم بمواعيد مسبقة وانقطاعات الهاتف، تساهم أيضا في إضاعة الوقت والتأثير على إنتاجيتك. فهل سبق وكنت مشغولاً للغاية فدخل شخص ما لمكتبك، ثم جلس وبدأ الحديث؟ هل كنت مشغولاً للغاية ورن الهاتف، هل ستجيب عليه أم لا؟ معظمنا سيجيب على الرغم من أننا لا نعلم ما إذا كانت هذه المكالمة مهمة أم لا، أو قد تكون مجرد "رقم خاطئ".

ليس هناك ما هو أكثر إحباطًا لأولئك الذين لا يضيعون الوقت، أكثر من التواصل غير الواضح، والتوجيهات المبهمة، ونقص في المعايير وفي احراز التقدم، إضافة إلى معلومات متأخرة أو غير دقيقة من الآخرين.

إذا كانت مهمتك تعتمد على بعض المعلومات أو بعض التقارير، فسيتم إهدار الوقت الذي تنتظر فيه تلك المعلومات أو التقارير. والأسوأ في الأمر، أن تكون المعلومات والتقارير التي تتلقاها غير صحيحة أو خاطئة. وأنا أشعر بالأسى من أجلك، إذ عليك تكرار نفس العملية مرة أخرى                                         الجزء الثالث

نمّي قدرات موظفيك واحصل على أداءٍ متميز......اتصل بنا الآن

كتب الدكتور علي باللغة الإنجليزية

Islamic Leadership Book | Dr. Ali Qassem

القيادة من المنظور الإسلامي

Managers' Dilemmas Book | Dr. Ali Qassem

معضلات المدراء 

Going The Extra Mile Book | Dr. Ali Qassem

كيف تصبح متميزاً

Succession Planning Book | Dr. Ali Qassem

الإحلال القيادي