free website software

إدارة الوقت - إدارة الأولويات

إن إعداد قائمة لشتى أنواع الأمور، سواء تلك التي يجب عليك القيام بها أولاً، أو التي يجب عليك القيام بها، أو التي ترغب في القيام بها، أو التي يمكن أن تؤجلها، يعتبر مفيدا للغاية في إدارة الأولويات.

 مقال من مقالات الدكتورعلي القاسم عن إدارة الوقت - إدارة الأولويات والذي نشر في العديد من الصحف في عدد من البلدان في جنوب شرق اسيا

على أن تذكرالمصدر PDF هذا المقال مجاني ويمكنك استخدامه في موقعك أومدونتك أو في صفحاتك على وسائل التواصل الاجتماعي بصيغة        
www.draliqassem.com وتضع رابط في موقعك أومدونتك أو في صفحتك إلى هذا الموقع 

أتمنى لكم التوفيق والنجاح

 إدارة الوقت - إدارة الأولويات - الجزء الثالث

ترجمه الى العربية محمد أحمد البستاني - المغرب

إدارة الوقت هي قضية شخصية وليست إجتماعية. بل هي مشكلة تتعلق بالشخص الذي لا ينظم أموره ويكون مشغولاً بكثرة، ولا يتوفر له الوقت الكافي فيتعرّض للكثير من الإجهاد.

ومع ذلك، لا يهم كم أنت مجهد، بل يتوجب عليك إنجاز أنشطتك اليومية المختلفة، والقدوم للعمل في الوقت المطلوب، وأداء ما هو متوقع منك. ونحن جميعا نمتلك نفس عدد الساعات في اليوم والتي امتلكها أي شخص فاعل ومنتج وكفئ وعظيم قد تعرفنا عليه في تاريخنا المسجل.

إن الهدف الرئيسي لإدارة الأولويات هو زيادة إنتاجيتك، والحصول على مزيد من الوقت الشخصي. وهذه الرحلة تتطلب الالتزام، وتأسيس عادات جديدة. وهو الأمر الذي يستلزم أن تفهم مدى كون وقتك ثمينا، وتؤسس عادات لاستخدام وقتك بحكمة، وبناء أساس متين تصبح فيه إدارة الوقت إحدى عاداتك.

وكخطوة أولى بعد الالتزام، يجب عليك تنظيم كل شيء تقريباً له علاقة بأنشطتك اليومية وعملك. حيث أن البحث عن أداة، على سبيل المثال، في متجر فوضوي ليس كالذهاب مباشرة لأخذ شيء من مكان معلوم في طرفة عين.

 كما أن البحث عن تقرير أو خطاب في مكتب تعمّه الفوضى، لا يشبه العثور عليه في مجلّده أو ملفّه الصحيح، وينطبق نفس الشيء على ملفات الكمبيوتر. ولهذا فإن التنظيم يجعل عملك أكثر سهولة، ويحسّن مستوى أدائك، ويقلل من إجهادك، ويوفر لك المزيد من الوقت، وهو ما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

فعلى عكس ما يعتقده الكثيرون بكون ترتيب مهامنا وأنشطتنا خارج عن سيطرتنا، فالحقيقة ليست كذلك. بل إن ترتيب الأولويات هو تحت سيطرتنا وهو جزء كوننا منظمين. وسواء في الحياة الشخصية أو في العمل، فإن إعداد قائمة لشتى أنواع الأمور، سواء تلك التي يجب عليك القيام بها أولاً، أو التي يجب عليك القيام بها، أو التي ترغب في القيام بها، أو التي يمكن أن تؤجلها، يعتبر مفيدا للغاية في إدارة الأولويات.

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد التفكير في خطة زمنية أو ميزانية وإعداد جدول زمني لأنشطتك إلى حد كبير في زيادة الإنتاج وتقليص الوقت اللازم لذلك.

ومما لا ينبغي جهله، أن القائمة يجب أن تتسم بواقعية في أنشطتها والوقت المقدر لإنجازها. فمحاولة القيام بأشياء غير واقعية في وقت غير واقعي من شأنه أن يؤدي إلى فشل أو تقليل جودة الإنتاج، وسيؤدي إلى مستوى عال من الإجهاد.

أما الخطوة الثانية فهي التخلص من الأمور التي تهدر وقتك وذلك من أجل زيادة إنتاجية عملك، وإنجازاتك الشخصية.

ووفقا لبحث أجراه خبير الكفاءة، مايكل فورتينو، فإن الشخص الأمريكي العادي يقضي سبع سنوات في الحمام، وست سنوات يأكل، وخمس سنوات ينتظر في الصف، وثلاث سنوات في الاجتماعات، وسنتين على الهاتف، وثمانية أشهر في فتح البريد غير المرغوب به، وستة أشهر في انتظار الأضواء الحمراء.

 فماذا عنك؟ كم من الوقت تحتاج إليه لإنهاء وجبة الإفطار أو الغداء أو العشاء؟ وكم هو الوقت الذي تقضيه في التحدث عبر الهاتف؟ وما المدة التي تقضيها في أخذ حمامك كل يوم؟

وعليه، فأنت وحدك من تقرر كيف تقضي وقتك. وكما ذكرنا في المقال السابق، لا يمكن للمرء أبدا القضاء على جميع الأمور التي تهدر وقته. فهناك وقت يهدر خارج نطاق سيطرة الشخص. إلا أن العديد من الأمور التي تهدر الوقت تخضع لسيطرة الشخص ويمكنه القضاء عليها عن طريق تطبيق بعض الممارسات.

وفي المقال السابق كذلك، أشرنا إلى أن إرسال وقراءة رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، وخدمة الرسائل القصيرة، والهوس بوسائل التواصل هي أمور تضيع الكثير من الوقت. وستوفر المزيد من الوقت من أجل القيام بأشياء أخرى هامة ومفيدة إذا قمت بتقليل استخدام هذه الأمور.

أما بخصوص مكان العمل، فيمكن أن يؤدي إضاعة الوقت فيه إلى فقدان المنظمة الكثير من الجهد والكثير من المال. وأحد الأسباب الرئيسية لإضاعة الوقت فيه، عدم وجود أهداف وأولويات ومواعيد محددة. إذ لا يمكن لأحد أن يصل إلى هدف لا يستطيع رؤيته.

وفي أماكن العمل، فعدم وجود أهداف وأولويات ومواعيد نهائية، وعقد اجتماعات غير فعالة، واستقبال زوار دون ارتباط معهم بمواعيد مسبقة، وانقطاعات الهاتف، واستقبال اتصالات غير واضحة، وتلقي تعليمات مبهمة، ونقص معايير الآخرين وعدم إحرازهم تقدما، إما بتقديمهم لمعلومات متأخرة أو غير دقيقة، فكلها أمور تهدر الوقت.

ولأجل عقد اجتماع فعال، يجب علينا وضع جدول الأعمال والنتائج المتوقعة في وقت مبكر، وبدء الاجتماع في الوقت المناسب، والتركيز على موضوع الاجتماع، وتشجيع المشاركين على المساهمة، وتسجيل النتائج.

 فالاجتماع ليس لنقل المعلومات، بل هو مناقشة نشاط تجاري جديد، وتحديد مسألة ما، وتصميم وتحديد للأهداف، ومناقشة الميزانيات، وحل المشكلات والنزاعات.

ثم إن الزوار بدون مواعيد - زملاء أو غيرهم - يساهمون في إضاعة الوقت، ويؤثرون على إنتاجيتك. ومن أجل تقليل هذه هذا الأمر، يجب عليك وضع حدود زمنية للزيارات، وإلزام شخص ما بفحص الزائرين، ولا تقدم الحلوى في مكتبك.

 فإذا كان هؤلاء الزملاء أو غيرهم ما زالوا يأتون إلى مكتبك وأنت بصدق، ترغب في أن تصبح أكثر إنتاجية وبأداء جيد، ضع لافتة خلفك حتى يتمكنوا من رؤيتها.

واكتب عليها "إذا لم يكن لديك عمل تنجزه، فرجاءً دعني أنجز عملي

نمّي قدرات موظفيك واحصل على أداءٍ متميز......اتصل بنا الآن

كتب الدكتور علي باللغة الإنجليزية

Islamic Leadership Book | Dr. Ali Qassem

القيادة من المنظور الإسلامي

Managers' Dilemmas Book | Dr. Ali Qassem

معضلات المدراء 

Going The Extra Mile Book | Dr. Ali Qassem

كيف تصبح متميزاً

Succession Planning Book | Dr. Ali Qassem

الإحلال القيادي